Come gestire e tenere in ordine la propria casella mail

Pur vivendo nell’era del digitale, dell’essere sempre connessi ovunque ci troviamo, ancora oggi la casella di posta è il male.
Riceviamo quotidianamente un sacco di mail, oramai anche tra colleghi seduti a poco più di un metro ci si scrive via posta elettronica… spesso con la motivazione: faccio prima e rimane una traccia che ti ho detto quella cosa.

Foto di blary54 (http://www.sxc.hu/photo/1280072)
Foto di blary54 (http://www.sxc.hu/photo/1280072)

Tra lavoro e vita privata la nostra casella di posta è sempre perennemente affollata, arrivando a picchi di 40/50 mail al giorno.
Tutte queste richieste di sollecito sia via pc, ma anche nella tortura più moderna, della notifica sul cellulare, (peggio dei “vecchi” sms), genera stress e ansia di dover rispondere tempestivamente e in tempo reale.
Dove sono finiti i canonici: ho 24/48 ore per risponderti?

Come fare ad abbassare la leva dell’ansia da risposta e tornare a lavorare? Perché spesso la mail distrae dal lavoro che si stava portando avanti.
Quello che sto per spiegare è il mio metodo e non una soluzione valida per tutti, di certo mi porta spesso ad avere la mia Inbox a 0 o molto vicina.

Poche regole vi salveranno 🙂

1) Le etichette colorate, questo è un sistema presente su Gmail (credo che senza le etichette potrei morire). Sono utilissime per catalogare le nostre mail tra lavoro e personale; dividere tra famiglia, assicurazione, amici, svago, shopping ecc. con il tempo sono utilissime anche per ritrovare una mail importante.

Usa le etichette
Usa le etichette

2) I filtri, il magico modo di dirottare le mail nella cartella giusta senza farle passare dal via. Io tutte le mail che ho catalogato come shopping, offerte e newsletter, finiscono archiviate sotto alla loro etichetta e non le vedo nemmeno passare nella Inbox, una volta a settimana do una sbirciata a quella cartella e poi butto via tutto.

3) Le stelle, via libera alla fantasia su come usarle, Gmail ha un set di stelle e simboli per dare ampio spazio alla catalogazione per priorità, urgenza e attesa. Le uso principalmente per segnare le mail urgenti, ma di cui non ho una risposta immediata e sono in attesa di un’azione da parte di terzi. Oppure per segnarmi una mail da sollecitare o ancora, per raggruppare alcune mail per tema e rispondere in blocco.

Le stelle e i simboli per evidenziare una mail importante
Le stelle e i simboli per evidenziare una mail importante

4) Agisci, spesso tendiamo a rimandare la risposta ad una mail, quando essa richiede solo 5 minuti del nostro tempo, distraendoci con altre mail che sono urgenti, ma che di fatto potrebbero essere ferme perché anche noi per primi siamo in attesa. Non lo fare, se apri la tua casella di posta e ci sono mail che richiedono 5 minuti di tempo, rispondi e archivia! Le altre le ordini usando i sistemi sopra indicati e soprattutto se una mail non richiede risposta archivia. Sì, anche quella mail che giace lì da Natale, se dopo mesi non hai risposto a quella mail, non lo farai mai, archivia!

5) Chiudi la casella di posta e lavora, l’errore principale è vivere con la casella di posta sempre aperta, molte persone si sono abituate che siamo connessi e disponibili 24 ore su 24, OPEN! Chiudi la posta e lavora, se qualcuno si lamente ricordagli che: stavi lavorando!

Se provate questo sistema fatemi sapere come va… oppure se ne avete uno vostro, sono curiosa di conoscerlo 🙂

di Sharon Sala